2023-10-28

【閱讀心得】聰明簡潔的溝通 Smart Brevity

聰明簡潔的溝通 - 在講什麼?

本書的作者是 Jim VandeHei, Mike Allen, Roy Schwartz,三人共同創立新聞網站 Axios,內容以簡潔易懂聞名,後來更推出 Axios HQ,一個幫助客戶製作時事新聞的軟體,獲得許多 Fortune 500 的企業採用。為什麼知名企業會青睞 Axios 的服務,就是看中他們聰明簡潔的溝通技巧,能節省難以想像的溝通時間,讓事情進行更順暢。本書就是在分享為什麼簡潔溝通很重要,怎麼做?最後歸納出在不同情境如何應用簡潔溝通,看完書馬上可派上用場!

聰明簡潔的溝通 Smart Brevity
圖片來源:Freepik

這本書要解決什麼問題?

學會在讀者注意力稀缺的狀態下,讓你認為重要的訊息得到關注,被認可。

現在每天產生的文字數量之大,速度之快都是人類史上前所未見。每個人一天只有 24 小時,但又害怕錯過,只好被迫選擇性或囫圇吞棗的消化訊息,引發的後遺症是讓我們難以專注、忍不住滑手機,更別說深度閱讀、記住事情,辨識什麼才是重要的事。

因此,聰明簡潔的溝通 Smart Brevity 的作者透過他們驗證有效的方法,教我們面對當今的受眾,要怎麼表達訊息,才能突破重圍,獲得觀眾的注意並順利傳送正確訊息給他們。

為什麼要讀這本書?

想比對現在自己的溝通方式,還缺少什麼可以學習的?我要表達盡量清楚,做事有效率,不要浪費到別人時間。

錯誤的溝通方式不容小覷,不但容易誤導對方,浪費時間,也可能導致最後白忙一場。

今晚參加兒子的班親會,就被雷到 🤯 活動主要議題是班導突然要換老師,學校邀請家長參加座談會,互相交流意見。導師要被徵召去別的班級處理特殊狀況的學生。但會議整個沒重點,校長及主任說明換老師的原因之後,任由與會家長發散議題圍繞著那位問題學生,不能去特教班嗎?不能家長自己來顧嗎?上國中還是一樣有問題怎麼辦?在座家長要不要投票決定同不同意換老師?

但其實互調老師是教育局敲定的決策,學校老師只是執行,討論上述議題意義不大,我認為學校應該要從換老師這個事實的前提,說明原因及後續配套措施即可。由於沒有明確表達,花一個多鐘頭在這個議題繞,我也是心累了 XD

所以,簡潔明快的表達方式真的要學習,利人利己。接下來就記錄一下在書中的收穫。

什麼是聰明簡潔溝通法?

核心精神是以少創多,對被太多資訊轟炸的人們來說,是創造、分享、消化資訊的新方式。

根據作者們強調簡潔溝通法的資訊來源要可靠、表達要簡潔以及用熟悉的對話方式呈現資訊,可得知簡潔溝通是以聽眾讀者為中心導向,具體說出對方在乎的事,尊重他的時間將使你與眾不同。

什麼...光是不浪費對方時間就很厲害了?沒有錯,每天我們接收到太多假消息或帶風向的訊息試圖混淆視聽,隨著年齡遞減就是人生所剩的時間,它不應該浪費在釐清重點與事實。

結構

1.強大的引言(Tease)

  • 要在眾多訊息中脫穎而出,標題及第一行句子必須吸引讀者,以電子郵件來說,主旨欄最理想的長度大約 6 個字,短到足以完整顯示在手機螢幕上,這也有助於改善閱讀體驗。
聰明簡潔的溝通 Smart Brevity - 電子郵件主旨
圖片來源:聰明簡潔的溝通 Smart Brevity

2.有力的開場(Lede)

  • 令人印象越深刻越好,可以是告訴讀者一件他不知道、想知道或應該知道的事。
聰明簡潔的溝通 Smart Brevity - 有力的開場
圖片來源:聰明簡潔的溝通 Smart Brevity

3.為什麼重要?(Why)

  • 這段落要點題,主動和讀者說明為什麼這則訊息對他重要,值得他花時間看。記得要考量目標受眾是誰,不同族群在乎的事情不一樣。作者建議可以用粗體字,後面加冒號來帶出內容,讓對方明確知道接下來你要解釋訊息對他的重要性。
聰明簡潔的溝通 Smart Brevity - 為什麼重要
圖片來源:聰明簡潔的溝通 Smart Brevity

4.內容

  • 條列重點。
  • 呼應標題,寫出希望讀者記住的事。
  • 呼應標題,聽眾希望記住的事。
  • 偶而也可善用表情符號,將簡潔溝通法發揮到極致 - 不言而喻 🤪

5.了解更多

  • 時間有限,不要強迫讀者接收過多資訊。
  • 但也不能剝奪他們細究的權利。
  • 如果讀者被上述內容挑起興趣,自然會想了解更多細節。
聰明簡潔的溝通 Smart Brevity 的結構

要避免的雷

  1. 文字多 - 讓人沒耐性看下去
  2. 專業術語太多 - 讓人看不懂被嚇跑
  3. 選擇太多 - 讓人有選擇障礙,索性不看
  4. 影音篇幅太長 - 讓人不耐,到底有完沒完

應用場景

開會

  • 會前
    • 以直白的一句話訂定會議目標
    • 訂定會議議程最多三項
    • 盡量前一晚發出通知,給與會者思考時間
  • 會議中
    • 設定時間限制
    • 用標題當作會議開場
    • 說明為什麼重要:跟與會者有什麼切身相關的事
    • 明確說明要做出哪些決定
    • 會議剩 2 分鐘,討論開始收尾
  • 會議後
    • 以條列式內容製作會議紀錄,還有待辦事項

寫 Email

  • 主旨
    • 要簡短、直接、迫切,讓讀者知道他為什麼要打開信
  • 開場白
    • 永遠把消息或問題放第一句,讓讀者覺得他必須讀下去
  • 內容
    • 說明為什麼重要:交代來龍去脈
    • 條列重點或提出佐證,要凸顯的重點用粗體

簡報

  • 精確寫下你想要的結果,提出 3-5 個佐證要點。
  • 簡化投影片,讓對方在 3 秒鐘內吸收內容觀點。
  • 用圖像訴說生動的故事,一張圖勝過千言萬語。有時候影像反而讓觀眾更融入。
  • 結尾
    • 最後一頁具體寫出自己要的結果,例如:我召開這次會議、製作這份簡報是因為我想要 XXX,或是要教你。

    結語

    作者分享的簡潔溝通結構,確實是五臟俱全的小麻雀,非常值得學習!講重點這件事不難,我認為很多人做不到有兩大原因,一是根本不清楚自己要什麼?二是要講的事難以啟齒、理虧,所以開始繞圈子。時間很重要,以月薪換算,假設時薪 1000 元,你還會耐著性子聽對方鋪陳嗎?己所不欲,勿施於人,至少在職場我們要做個替對方節省時間的好咖,相信這也會為自己加分,讓大家都樂於和你合作 - 溝通很順暢。

    話說回來,回顧自己閱讀本書的動機,我給自己的溝通質量打 80 分, 因為我會評估受眾是誰,對他切身相關的資訊優先列出,在因果關係的呈現,會先講結論,再講原因,最後內容也慣用條列式表達。然而,剩餘的 20 分,我認為自己在下標題及引言還不夠好,尤其自己工作需要發電子報,但平均開信率難以突破 20%,下一次我要應用標題不超過六個字,句子包含主詞+動詞+受詞,不要過多浮誇的形容詞,觀察開信率是否由提升。

    書中有句話我印象很深刻:人往往會在難以啟齒但必要的對話上兜圈子,我個人聽起來的感受就是模稜兩可,早期在職場吃了不少虧,讓我常懷疑自己的理解能力是不是有問題?為什麼我認為的訊息,對方卻不是那個意思。完成任務才被翻盤,就更加賭爛🤬 所以現在我都會覆述自己接收的訊息,跟對方確認是這個意思嗎?果然~節省了我好多白做工的時間啦!這對習慣不把話講死的人也同樣適用,但對變來變去的人就失靈了 😂

    附錄:心智圖

    5 分鐘了解這本書

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    聰明簡潔的溝通

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    請我喝杯咖啡吧 ^^
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    PeiYing Tsai
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    愛藝術,喜歡以科技解決問題的數位產品設計師。 堅持信念,任何困難事,必有搞定的一天,Just try it! 隨手紀錄日常學習到的知識心得,希望對妳/你有幫助。
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