2021-07-24

【閱讀心得】Google 必修的圖表簡報術 (Storytelling with Data)

為什麼想讀 Google 必修的圖表簡報術?

一張圖勝過千言萬語,圖表也包含其中。但圖表種類、樣式這麼多,要怎麼妥善應用,精準傳達 "我想要給" 給受眾資訊呢?大家都喜歡聽故事,因此如何用資料說故事,就成了我想從書中尋找的答案了

自己的工作很常使用到圖表,在設計系統 UX/UI 時,會想著資訊該怎麼呈現使用者才會一目瞭然?進而善用圖表給他們的訊息。在與客戶或主管報告時,會反覆思索如何用圖表數據來說服對方,接納我的提案?

簡報並不是頁數多或美化元素弄得五彩繽紛就好,若內容不知所云,對方 Get 不到重點也是枉然。本書除了傳授如何設計專業的圖表,還教我們怎麼說故事詮釋!在資訊爆炸大家注意力有限的狀況下,我認為精簡的提案能力可提昇自己在職場的競爭力,而練就幾張圖及一段好故事就讓對方買單,也算是成功的實踐了!

爛圖表隨處可見

爛的定義見仁見智,我自己對爛圖表的定義是過分填充資訊,什麼都想讓聽眾看,那聽眾就什麼重點也抓不到。還有用色花俏,什麼都想強調, 就什麼都不是重點。

所以,"沒重點" 對我來說就是不理想的圖表,右圖作者列出六個經典範例...看到其實熟悉又親切,可不是在 Excel 一間產出的樞紐分析圖嗎? 🤣

以下紀錄我認為很棒的觀念或技巧:

效率低落的圖表

有條理很重要

一切開始前,搞清楚受眾是誰?目的要讓他們知道哪些資訊及做出什麼行動

我認為重視 Takeaway 是進行良好溝通的成功因素,任何溝通都有其目的性,這個定義好,接下來有條理的規劃簡報框架就不難了。作者也分享一套設計分鏡的流程,協助我們精準溝通,以下是暑期科學營的例子:

問題:

學童對科學的觀感不佳

展示問題:

放出學年間的學生作業成績

解決方案:

能克服此問題的主意,包含試教計畫

描述試教計劃的目標
放出活動前後的調查資料,證明計畫成功。
建議

試教計畫成功,建議擴大舉辦,需要資金。

選對有效的視覺元素

圖表的樣式很多,Excel 已經很多了,再加上 BI 工具 (Tableau / Power BI 等等...),讓人選擇障礙。

本章節針對常用圖表,分享使用情境及心法,的確有矯正我一些觀念。例如:圖表要呈現有傳統全職母親的孩童比較,以前我很自然的會用柱狀圖來表達,但作者以另一種純文字方式改造,效果不但沒打折,還更清楚。

學到一招:需要溝通的數據如果只有一兩個,直接用數字即可。另外除了用佔比的方式,也可以試著用改變的比例來呈現 - 從 1970 到 2012 年,有傳統全職母親的孩童比例降低了50% 以上。是不是更有感覺了!

資料視覺化很專業,因此作者也提醒製作內容請遵守道德原則,不要在圖表小地方動手腳誤導觀眾。最後如果心中冒出:哪種圖表才適合我的狀況?把握一個大原則:能讓觀眾輕鬆閱讀的就是好圖表,測試方法就拿給朋友或同事看,請他們分享看到的重點,就能驗證自己的設計有沒有打中紅心啦。

拔掉干擾雜訊的雜草

作者提到,對觀眾認知負荷越大的資訊,他們越懶得看。所言甚是,回想現在自己做簡報的習慣,不再把版面塞好塞滿,而是留或是強調想讓觀眾 Takeaway 的資訊。

修改前:整體視覺雜亂。
太多因素同時放一起,補充說明字數多,還用了三條線
調整後:讓人閱讀起來比較輕鬆

為什麼上面的範例(調查回饋摘要)調整後看起來比較清爽?因為移除了Y軸線,X軸往上放讓人輕易識別最重要的因素佔比,另外省略補充說明的導引線,以顏色加深、字體加粗的方式來做對應,例如:圖表針對成效展現有補充,除了本身長條變得比較黑,在右邊的描述也特別將"成效展現" 加粗。

所以,對資料多點理解,排版多點巧思,傳達出去的感覺大不同,忍不住提到近年台灣新聞台呈現的方式,每次看到心中都要 WTF 一下,資訊擠到不可思議,讓人看不下去,如果是你,會想怎麼改造呢?

註:「認知負荷」是指有限的工作記憶空間,在處理訊息時所感受到的負荷狀態 (參考來源:科技是發展還是阻礙學生學習?—「國際認知負荷理論工作坊」側寫)

把聽眾的注意力吸過來

研究顯示,聽眾的注意力只會停留 3-8秒,要如何在有限的時間讓他們把焦點放在重要的資訊?

善用人腦的前注意特徵來集中目光!

請問兩張圖各有幾個 3?

相信大多數人都會比較快指出右圖(3 是紅色的) 有四個,這就是運用前注意特徵的範例,讓你甚至不用思考,答案明顯快速地出現在眼前。因此,善用這個技巧就能夠讓聽眾在產生意識之前就看到我們想讓他們看的資訊

前注意特徵的運用選項

設計師思維

設計師的使命就是要推出能解決問題、好看又好用的產品,而這樣的思維方法,作者也巧妙地應用在簡報上。

既然談到設計,作品就得顧及到功能可見性(Affordance)易用性(Accessibility)美感效果(Aesthetics)

掌握設計要訣改造後的圖表

這個範例運用兩個原則:

  1. 強調重點:建議視覺設計中最多強調 10% 的內容,太多就淪為什麼都不重要了,所以強調大學以上畢業的部分(橘線表示)
  2. 移除令人分心的元素:將 25 條直線簡化為四條折線,讓人一眼看出時間變化的趨勢。

的確做到化繁為簡而且兼顧美感,再次驗證減法設計的通用性!

學習說故事

這部分也是吸引我閱讀這本書的重點。相信大家都有聽過枯燥催眠的簡報,我想很大的原因是作者提到:內容並非和觀眾切身相關,無法產生共鳴,最終淪為講者自嗨的狀況。

個人經驗特別在出席產品研討會,講者技術能力沒問題,但有的人會一直研發的過程、規格有多厲害,可是對於我們這些消費者來說,在意的是你的產品能為我解決什麼問題,是省時間?省錢?還是很好用?沒了這些元素,很難呼籲你的 TA 做預期的行動(買產品)。

反而有些誇張的廣告,就容易讓人買單:

一開始說自己禿頭狀況嚴重,嘗試多種方式都沒用。直到用了XXX 生髮油,頭髮一個月內就長得很茂密,不再自卑,也改善人際關係。立即使用找回您的人生自信!

這不偏不倚呼應作者提到故事架構應該要具備三大元素:

  1. 開頭情節:禿頭狀況嚴重
  2. 中段轉折:用了 XXX 生髮油,一個月內髮量有感
  3. 結尾行動呼籲:立即使用找回自信

這是純文字說故事的例子,接下來提一下作者的示範,目標是要建議新產品的定價,如何以圖表說服業主?

結論

看完這本書,真切體會到什麼叫做一張圖勝過千言萬語,有了數據驅動 (Data-Driven) 的圖表更是有效率的溝通工具。

但還是要記得準備資料的初衷:為聽眾著想,你希望他們知道什麼?(Take-away),做出什麼行動? (Call-To-Action),相信在準備故事時,理想的呈現方式自然逐漸明朗。

最後,視覺化圖表做簡報沒有捷徑,就是練習再練習,大量Output, 搭配作者的練習本功力一定大增!

資料視覺化相關資源

⭐️ Storytelling with data: 作者的部落格,主要集中討論如何以資料進行效率交流,提供許多實例、視覺大改造及討論串。

1. Eager Eyes: 資料視覺化及視覺敘事

2. FiveThirtyEight Data Lab: 極簡製圖風格,主題包括新聞與時事

3. Flowing Data: 有會員專屬內容,但也有免費的視覺化佳例

4. The Guardian Data Blog: 英國衛報提供,資料多與新聞相關,搭配文章與視覺圖表

5. Junk Charts: 專門討論圖表成功的秘訣及改善方式

6. Perceptual Edge: 內容一針見血,以合理的資料視覺化與溝通交流為主題

7. WTF Visualizations

請我喝杯咖啡吧 ^^
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2 comments on “【閱讀心得】Google 必修的圖表簡報術 (Storytelling with Data)”

  1. always i used to read smaller articles or reviews which as well clear their motive, and that is
    also happening with this post which I am reading here.
    My web blog; area52

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PeiYing Tsai
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愛藝術,喜歡以科技解決問題的數位產品設計師。 堅持信念,任何困難事,必有搞定的一天,Just try it! 隨手紀錄日常學習到的知識心得,希望對妳/你有幫助。
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