不論是個人或五百人以上的大公司，總少不了流程來完成工作。

好的流程讓大家事半功倍，但在實務上，卻常發生人員沒確實遵守，各種混亂場面不斷上演，造成的後果反而讓團隊花更多時間收拾殘局。還有一種狀況是，成員照流程走，但負責檢核的同事疏忽沒檢查到問題、甚至因人情壓力放水，也會造成流程執行不確實。
別輕忽流程的重要性，許多研究都顯示：員工一旦出現工作混亂的情況，失去方向感、無力感上身，最終影響對工作投入的熱忱。

該如何改善流程執行不力？借助系統來把關吧！

Zoho CRM 提供一個流程設計功能，我們稱之為"藍圖 (Blueprint)"。

就像搭台北捷運，從台北車站到動物園，看了地圖就知道在忠孝復興站轉文湖線就會到達。同樣的道理，藍圖不但讓團隊瞭解全面流程，更讓大家知道在每個檢核點該完成哪些任務才能繼續走下去。

接下來示範 Zoho CRM 藍圖如何應用於陌生開發的業務流程：

開始之前我們先定義一個簡單的遊戲規則，

1. 業務代表聯絡客戶時，必須問：今年是否有員旅計畫？

2. 蒐集到答案，該客戶的狀態才能改成 "已聯絡"

3. 如果沒計畫，歸類為不合格線索。

4. 如果有計畫，且預算在 20 萬以上，優先聯絡，並指派給負責單位做後續追蹤。

5. 如果有計畫，但預算在 20 萬以下或不確定，則有時間再聯絡。

根據上述的流程規則，利用簡單拖拉方式，不需寫程式，人人都可將遊戲規則畫成藍圖。

為什麼藍圖 (Blueprint) 也能當組織的糾察隊？

除了呈現完整的流程，Zoho CRM 的藍圖在每個階段轉移都設有檢核點，也就是綠色區塊的部分，您可以針對檢核點做下面幾件事：

• 設定進入下階段之前的必要條件。
• 進入下個流程時，要求使用者一定得填寫備註或上傳附件。
• 進入下個流程以後，自動更新欄位內容、新增任務、指派負責業務、發 Email 等...

這些周詳的設計，解決了人工審核的漏洞、資訊收集不完整的問題，最重要的是它給予成員明確的指引，知道什麼時間該做什麼事。一但工作有效率，成就感提升大家在工作的投入程度，為雇主、員工彼此創造雙贏！