不論是個人或五百人以上的大公司,總少不了流程來完成工作。
好的流程讓大家事半功倍,但在實務上,卻常發生人員沒確實遵守,各種混亂場面不斷上演,造成的後果反而讓團隊花更多時間收拾殘局。還有一種狀況是,成員照流程走,但負責檢核的同事疏忽沒檢查到問題、甚至因人情壓力放水,也會造成流程執行不確實。
別輕忽流程的重要性,許多研究都顯示:員工一旦出現工作混亂的情況,失去方向感、無力感上身,最終影響對工作投入的熱忱。
Zoho CRM 提供一個流程設計功能,我們稱之為"藍圖 (Blueprint)"。
就像搭台北捷運,從台北車站到動物園,看了地圖就知道在忠孝復興站轉文湖線就會到達。同樣的道理,藍圖不但讓團隊瞭解全面流程,更讓大家知道在每個檢核點該完成哪些任務才能繼續走下去。
接下來示範 Zoho CRM 藍圖如何應用於陌生開發的業務流程:
開始之前我們先定義一個簡單的遊戲規則,
1. 業務代表聯絡客戶時,必須問:今年是否有員旅計畫?
2. 蒐集到答案,該客戶的狀態才能改成 "已聯絡"
3. 如果沒計畫,歸類為不合格線索。
4. 如果有計畫,且預算在 20 萬以上,優先聯絡,並指派給負責單位做後續追蹤。
5. 如果有計畫,但預算在 20 萬以下或不確定,則有時間再聯絡。
根據上述的流程規則,利用簡單拖拉方式,不需寫程式,人人都可將遊戲規則畫成藍圖。
除了呈現完整的流程,Zoho CRM 的藍圖在每個階段轉移都設有檢核點,也就是綠色區塊的部分,您可以針對檢核點做下面幾件事:
這些周詳的設計,解決了人工審核的漏洞、資訊收集不完整的問題,最重要的是它給予成員明確的指引,知道什麼時間該做什麼事。一但工作有效率,成就感提升大家在工作的投入程度,為雇主、員工彼此創造雙贏!