2020-05-28

厭倦當糾察隊長了嗎?交給 CRM 藍圖!

不論是個人或五百人以上的大公司,總少不了流程來完成工作。

好的流程讓大家事半功倍,但在實務上,卻常發生人員沒確實遵守,各種混亂場面不斷上演,造成的後果反而讓團隊花更多時間收拾殘局。還有一種狀況是,成員照流程走,但負責檢核的同事疏忽沒檢查到問題、甚至因人情壓力放水,也會造成流程執行不確實。
別輕忽流程的重要性,許多研究都顯示:員工一旦出現工作混亂的情況,失去方向感、無力感上身,最終影響對工作投入的熱忱。

該如何改善流程執行不力?借助系統來把關吧!

Zoho CRM 提供一個流程設計功能,我們稱之為"藍圖 (Blueprint)"。

就像搭台北捷運,從台北車站到動物園,看了地圖就知道在忠孝復興站轉文湖線就會到達。同樣的道理,藍圖不但讓團隊瞭解全面流程,更讓大家知道在每個檢核點該完成哪些任務才能繼續走下去。

接下來示範 Zoho CRM 藍圖如何應用於陌生開發的業務流程:

開始之前我們先定義一個簡單的遊戲規則,

1. 業務代表聯絡客戶時,必須問:今年是否有員旅計畫?

2. 蒐集到答案,該客戶的狀態才能改成 "已聯絡"

3. 如果沒計畫,歸類為不合格線索。

4. 如果有計畫,且預算在 20 萬以上,優先聯絡,並指派給負責單位做後續追蹤。

5. 如果有計畫,但預算在 20 萬以下或不確定,則有時間再聯絡。

根據上述的流程規則,利用簡單拖拉方式,不需寫程式,人人都可將遊戲規則畫成藍圖。

為什麼藍圖 (Blueprint) 也能當組織的糾察隊?

除了呈現完整的流程,Zoho CRM 的藍圖在每個階段轉移都設有檢核點,也就是綠色區塊的部分,您可以針對檢核點做下面幾件事:

  • 設定進入下階段之前的必要條件。
  • 進入下個流程時,要求使用者一定得填寫備註或上傳附件。
  • 進入下個流程以後,自動更新欄位內容、新增任務、指派負責業務、發 Email 等...




這些周詳的設計,解決了人工審核的漏洞、資訊收集不完整的問題,最重要的是它給予成員明確的指引,知道什麼時間該做什麼事。一但工作有效率,成就感提升大家在工作的投入程度,為雇主、員工彼此創造雙贏!

請我喝杯咖啡吧 ^^
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PeiYing Tsai
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愛藝術,喜歡以科技解決問題的數位產品設計師。 堅持信念,任何困難事,必有搞定的一天,Just try it! 隨手紀錄日常學習到的知識心得,希望對妳/你有幫助。
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